| Kategoria ogłoszenia: | przetarg zapytanie ofertowe - Polska |
|---|---|
| Data dodania oferty: | 2020-11-02 |
| Przedmiot ogłoszenia: | Świadczenie usług archiwizacji |
| Organizator: | Samodzielny Publiczny Zespół Zakładów Opieki Zdrowotnej Szpital w Iłży |
| Adres: | ul. Bodzentyńska 17, 27-100 Iłża |
| Województwo / powiat: |
mazowieckie, pow. radomski |
| Państwo: |
Polska
|
| Telefon / fax: | Telefon : (48) - 6163175, faks: (0-48)6163063 ;, telefon: 698-683-429, 516-120-282 |
| E-mail: | szrilza@szpitalilza.com.pl |
| Opis: | Świadczenie usług archiwizacji polegające na wybrakowaniu oraz niszczeniu akt: a) wydzielanie z archiwum akt, których okres przechowywania minął wraz ze sporządzeniem spisu tych akt, b) zniszczenie wybrakowanej dokumentacji. 4.2. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia. Przedmiot zamówienia obejmuje wykonanie usługi porządkowania i archiwizacji (opracowania) dokumentacji archiwalnej kat. A i dokumentacji niearchiwalnej kat. B w formie papierowej zgromadzonych w siedzibie Zamawiającego przy przy Ul. Bodzentyńskiej 17 oraz Ul. Siedzikówny ,,Inki" 4, 27-100 Iłża. Samodzielny Publiczny Zespół Zakładów Opieki Zdrowotnej Szpital w Iłży 2DZP-Z0-07-2020 1. Szacunkowa ilość materiałów do archiwizacji i porządkowania: o 40 mb. materiałów archiwalnych - kat. A. o 120 mb. materiałów niearchiwalnych - kat. B. Faktyczna ilość materiałów do archiwizacji i porządkowania może ulec zmianie w zależności od wyczerpania kwoty maksymalnego wynagrodzenia przewidzianego w umowie. Płatność za realizację usługi będzie następowała w oparciu o faktyczne ilości zarchiwizowanej dokumentacji (cena jednostkowa za mb. wskazana w ofercie pomnożona przez faktyczną ilość zarchiwizowanej dokumentacji danej kategorii). 2. Realizacja usługi nastąpi od dnia zawarcia umowy do dnia 01.02.2021 r. Zamawiający przewiduje możliwość dokonania zmiany terminu realizacji umowy, o ile do końca pierwotnego terminu realizacji umowy nie zostanie wykorzystane maksymalne wynagrodzenie przewidziane w umowie. 3. Opracowanie dokumentacji archiwalnej kat. A i niearchiwalnej kat. B będzie obejmowało następujące czynności: a) ustalenie przynależności zespołowej i przyporządkowanie materiałów archiwalnych do odpowiedniego zespołu (zbioru) archiwalnego, b) ułożenie akt w kolejności zgodnej zgodnej z przepisami szczególnymi, c) nadanie materiałom archiwalnym układu strukturalno-rzeczowo-chronologicznego, d) umieszczenie jednostek archiwalnych w opakowaniach zbiorczych wymaganych przez Archiwum Państwowe, e) weryfikację dokumentacji przeznaczonej na wybrakowanie, f) wybrakowanie przeterminowanej dokumentacji niearchiwalnej, g) sporządzenie odpowiednich dokumentów brakowania (spis dokumentacji niearchiwalnej, pismo przewodnie do Archiwum Państwowego, komisyjny protokół brakowania), h) wyłączenie ze zbioru akt, które Archiwum Państwowe zakwalifikowały do dalszego przechowywania w jednostce oraz dokonanie odpowiedniej korekty spisów dokumentacji niearchiwalnej, i) sporządzenie spisów zdawczo-odbiorczych w wersji papierowej i elektronicznej zgodnie z obowiązującymi przepisami. j) po uzyskaniu zgody na brakowanie - odbiór i fizyczne zniszczenie wybrakowanej dokumentacji, k) wystawienie certyfikatu zniszczenia. Usługa wykonywana będzie wyłącznie w siedzibie Zamawiającego przy ul. Bodzentyńskiej 17 oraz Ul. Siedzikówny ,,Inki" 4, 27-100 Iłża, w dniach od poniedziałku do piątku w godz.ch od 8.00 do 15.00. 5. Wykonawca w ramach uzgodnionego wynagrodzenia zapewnia wszelkie materiały niezbędne do prawidłowego zrealizowania przedmiotu umowy. 6. Wykonawca jest zobowiązany do wykonania usługi przy użyciu własnych materiałów biurowych i innych środków niezbędnych do realizacji umowy. 7. Wykonawca oświadcza, iż posiada kwalifikacje niezbędne do prawidłowego wykonania umowy oraz że powierzy wykonanie przedmiotu umowy osobom posiadającym wiedzę i doświadczenie niezbędne do prawidłowego wykonania prac. 8. Wykonawca zobowiązuje się zachować wyłącznie dla swojej wiadomości informacje uzyskane w związku z realizacją usługi, w tym zwłaszcza wynikające z dokumentacji przekazanej mu do porządkowania i archiwizacji, zarówno w trakcie trwania umowy, jak również po jej zakończeniu. 9. Wykonawca zobowiązuje się do przestrzegania zasad ochrony danych osobowych, w tym zwłaszcza wynikających z przepisów ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. poz. 1000 z późn. zm.).oraz Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO) i w tym zakresie z Wykonawcą zostanie zawarta odrębna umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych. 10. Wykonawca zobowiązuje się zapewnić przestrzeganie postanowień ust. 8 i 9 przez osoby, którymi będzie się posługiwał przy realizacji usługi. 11. Wykonawca sporządzoną ewidencję z wykonanych czynności wykona w 3 egz. w formie papierowej oraz w 1 egz. w formie elektronicznej w formacie WORD na płycie CD/DVD/pendrive. 12. Wykonawca wykona inne czynności archiwizacyjne wymagane przez przepisy prawa w zakresie spraw archiwalnych, uzgodnione odrębnymi ustaleniami z Zamawiającym. 13. Wykonawca zgłosi w formie pisemnej osobie sprawującej nadzór nad realizacją usługi z ramienia Zamawiającego informację o zakończeniu prac i gotowości do odbioru prac. Wykonawca zobowiązuje się do przestrzegania wszystkich warunków realizacji usługi, do realizacji usługi z należytą starannością wymaganą od profesjonalisty oraz do wykonania usługi w terminie. |
| Miejsce i termin składania ofert: |
7. MIEJSCE I TERMIN SKŁADANIA OFERT 7.1 Oferty winny być złożone w Samodzielnym Publicznym Zespole Zakładów Opieki Zdrowotnej Szpital w Iłży ul .Bodzentyńska 17 27-100 Iłża, w terminie do 6 listopada 2020 r. do godz. 12.00. |
| Termin składania: | 2020-11-06 |
| Miejsce i termin realizacji: | 5. TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA Termin realizacji umowy: od dnia zawarcia umowy do dnia 01.02.2021 r. |
| Wymagania: | 16. Wykonawca zobowiązuje się do ubezpieczenia prowadzonej działalności w szczególności usług archiwizacyjnych w zakresie odpowiedzialności cywilnej na minimalną sumę ubezpieczenia 100.000 zł. Ubezpieczenie winno być odnawiane i ważne przez cały okres obwiązywania niniejszej umowy. 6. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERT 6.1 Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę. 6.2 Treść oferty musi odpowiadać treści Zapytania Ofertowego. 6.3 Oferta musi zawierać wypełniony formularz ofertowy (zgodny w treści z wzorem do niniejszego zapytania ofertowego), 6.4 Oferta musi być sporządzona z zachowaniem formy pisemnej pod rygorem nieważności. 6.5 W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert. 6.6 Zamawiający poprawi w ofercie oczywiste omyłki rachunkowe z uwzględnieniem konsekwencji rachunkowych dokonanych poprawek. 6.7 Złożenie oferty niespełniającej wymagań określonych w niniejszym zapytaniu ofertowym, skutkować będzie odrzuceniem oferty. 6.8 Oferta musi być sporządzona w języku polskim. Każdy dokument składający się na ofertę sporządzony w innym języku niż język polski winien być złożony wraz z tłumaczeniem na język polski. W razie wątpliwości uznaje się, iż wersja polskojęzyczna jest wersją wiążącą. 6.9 Ofertę należy umieścić w zamkniętym opakowaniu, uniemożliwiającym odczytanie jego zawartości bez uszkodzenia tego opakowania. Opakowanie winno być oznaczone nazwą (firmą) i adresem Wykonawcy oraz zaadresowane: Samodzielny Publiczny Zespół Zakładów Opieki Zdrowotnej Szpital w Iłży 5DZP-Z0-07-2020 Samodzielny Publiczny Zespół Zakładów ul. Bodzentyńska 17 27-100 Iłża, z dopiskiem Opieki Zdrowotnej Szpital w Iłży, ,,oferta na Świadczenie usług archiwizacji polegające na wybrakowaniu oraz niszczeniu akt Samodzielnego Publicznego Zespołu Zakladów Opieki Zdrowotnej Szpital w Iłży" Nie otwierać przed dniem 6 listopada 2020 r. do godziny 12:00. Oferta otrzymana przez Zamawiającego po terminie składania ofert zostanie niezwłocznie zwrócona Wykonawcy bez otwierania. 8. OPIS SPOSOBU UDZIELANIA WYJAŚNIEŃ DOTYCZĄCYCH TREŚCI ZAPYTANIA OFERTOWEGO, INFORMACJA O SPOSOBIE POROZUMIEWANIA SIĘ Z WYKONAWCAMI ORAZ SPOSOBIE PRZEKAZYWANIA OŚWIADCZEŃ I DOKUMENTÓW 8.1 Wykonawca może zwrócić się do Zamawiającego pisemnie z prośbą o wyjaśnienie treści zapytania ofertowego pocztą elektroniczną na adres eunijne@szpitalilza.com.pl Zamawiający niezwłocznie zamieści odpowiedź na zapytania na swojej stronie internetowej: bip2.szpitalilza.com.pl w zakładce Przetargi/nie podlegające ustawie. 8.2 Jeżeli wniosek o wyjaśnienie treści zapytania ofertowego wpłynął w dniu składania ofert, zamawiający może pozostawić wniosek bez rozpoznania. 8.3 Pytania należy kierować na adres poczty elektronicznej eunijne@szpitalilza.com.pl 9. TERMIN, DO KTÓREGO WYKONAWCA BĘDZIE ZWIĄZANY ZŁOŻONĄ OFERTĄ 9.1.Termin związania ofertą wynosi 30 dni. Bieg terminu rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert. 10. KRYTERIA WYBORU OFERTY NAJKORZYSTNIEJSZEJ Przy wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający będzie się kierował następującymi Samodzielny Publiczny Zespół Zakładów Opieki Zdrowotnej Szpital w Iłży 6DZP-Z0-07-2020 kryteriami i ich znaczeniem: 1 Kryterium Znaczenie kryterium w % Cena brutto oferty 100 11. UNIEWAŻNIENIE POSTĘPOWANIA Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania bez podania przyczyny. 12. UDZIELANIE ZAMÓWIENIA 12.1 Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, którego oferta odpowiada wszystkim wymaganiom określonym w niniejszym zapytaniu ofertowymi stanowi ofertę najkorzystniejszą z punktu widzenia przyjętych kryteriów, z zastrzeżeniem pkt 11. 12.2 Zamawiający podpisze umowę z Wykonawcą, którego oferta zostanie wybrana. 12.3 Jeżeli Wykonawca, którego oferta została wybrana, uchyla się od zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego, Zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert, chyba że zachodzą przesłanki do unieważnienia postępowania. 13. OPIS SPOSOBU OBLICZENIA CENY OFERTY 13.1 Cena oferty zostanie wyliczona przez Wykonawcę i powinna zawierać wszelkie koszty związane z realizacją niniejszego zamówienia. 13.2 Przy sporządzaniu oferty Wykonawca uwzględnia wszystkie wymogi, o których mowa w niniejszym Zapytaniu ofertowym i obejmuje wszelkie koszty związane z wykonywaniem przedmiotu zamówienia, niezbędne dla prawidłowego i pełnego wykonania przedmiotu zamówienia. 13.3 Cena określona przez Wykonawcę nie będzie ulegać zmieniane w toku realizacji zamówienia i nie podlega waloryzacji. 13.4 Wszelkie rozliczenia, pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą, będą prowadzone w PLN. Samodzielny Publiczny Zespół Zakładów Opieki Zdrowotnej Szpital w Iłży 7DZP-Z0-07-2020 14. INFORMACJA DOTYCZĄCA ZAWARCIA UMOWY 14.1. Z wybranym Wykonawcą zostanie zawarta umowa według wzoru załączonego do niniejszego Zapytania ofertowego. |
| Kontakt: | 14. Osoba odpowiedzialna do kontaktu ze strony Zamawiającego - Ewa Domagała - telefon: 698-683-429 Agnieszka Walczak - telefon: 516-120-282 |
| Numer dokumentu: | DZP-Z0-07-2020 |
| Źródło: | Internet i własne |
Spośród kilku tysięcy ogłoszeń, które codziennie dodajemy do naszego serwisu, umożliwiamy Państwu w sposób nieograniczony zapoznanie się z kilkoma z nich.
